Personal Background Checks and How To Best Manage Personal Data (zh-hans)

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背景调查。政府、企业、医疗组织和金融机构在雇佣员工时需要对员工进行背景调查。这有助于发现有犯罪背景的人员,将其排除录用范围。背景调查可以帮助组织降低用人风险、避免违反法律法规、确保公共安全,并为客户提供安全保障。

背景调查:高效揭露犯罪背景

要确认某人是否有犯罪前科,需要进行指纹比对。指纹可能会与生物特征信息一起采集并提交给有关机构进行调查(取决于具体国家/地区的申请程序)。调查完成后,将指示申请人是否有犯罪前科的调查结果返回给组织。收集的信息可视为 PII(个人身份信息),必须谨慎对待。这些信息必须妥善保护,仅限具有访问权限的人使用。

如今,背景调查大多以电子方式进行。在办公室的计算机上安装用于执行背景调查的软件和指纹采集设备。在数据字段输入生物特征数据,采集指纹。然后,这些数据和分析结果通过网络进行传输。提供这些服务的组织(无论是内部还是外包)会保留包含个人 PII 的所有记录。很多组织会在不同的办公地点之间传播这些记录,这可能会影响对 PII 数据的控制,难以为其提供妥善的保护。

大多数组织的治理政策或规章(例如 GDPR)中都规定了数据保留规则。了解可能存在的 PII 数据及其位置对于组织执行相关规则非常重要。不知道数据的位置或无法采取适当的行动,会使组织面临违规风险。如何高效地管理背景调查数据已成为越来越多的组织关心的问题。

可以通过单一位置集中采集的方式,更好地控制背景调查流程及收集的 PII 数据。基于服务器的软件解决方案实现了背景调查数据集中化的采集和存储。生物特征信息和指纹数据均在本地办公室采集,但并不是存储在本地办公室的计算机上,而是通过传输,存储在由 IT 人员管理和批准的安全服务器上,只有组织内具有访问权限的人才能访问这些数据。

这意味着组织现在可以:

  1. 在单一位置控制和管理数据。
  2. 有效了解自己拥有哪些数据。
  3. 根据相关规则来管理他们的背景调查 PII 数据。

背景调查生命周期:需要制定长期的数据管理策略

背景调查数据在招聘过程中并非只使用一次,数据的维护和管理须涵盖整个员工生命周期。通过规则、规章和政策规定如何使用、处理以及何时销毁这些数据。使用正确的解决方案帮助您管理这一生命周期将可以确保您获得长期成功。

点击此处,了解更多关于如何保护生物特征等个人数据的信息。

Brian DeGonia 是生物识别软件方面的专家,在生物识别行业拥有超过 10 年的经验。他负责为世界各国政府、执法部门和军方客户开发各类生物识别软件产品。凭借创造卓越用户体验的巨大热情,总能开发出超越客户期望的全新产品。在加入 HID 大家庭之前,Brian 就职于 Crossmatch,这是一家世界领先的生物识别公司,于 2018 年被 HID Global 收购。